Bevor der Warning Letter kommt: Wieso eine digitale, manipulationssichere und automatische Geräte-Qualifizierung hohe Datenintegrität gewährleistet

Chromatograpische Systeme enthalten zahlreiche Komponenten, die regelmäßig geprüft und gewartet werden müssen, um das präzise Arbeiten der Geräte sicherzustellen. (Quelle: AnaTox GmbH & Co. KG)

Chromatograpische Systeme enthalten zahlreiche Komponenten, die regelmäßig geprüft und gewartet werden müssen, um das präzise Arbeiten der Geräte sicherzustellen. (Quelle: AnaTox GmbH & Co. KG)

Chromatograpische Systeme enthalten zahlreiche Komponenten, die regelmäßig geprüft und gewartet werden müssen, um das präzise Arbeiten der Geräte sicherzustellen. (Quelle: AnaTox GmbH & Co. KG)

Viele Laborbereiche verschiedener Branchen nutzen für eine präzise Stofftrennung chromatographische Systeme. (Quelle: AnaTox GmbH & Co. KG)

Sämtliche Parameter werden kontinuierlich überwacht und die erfassten Ergebnisse – inklusive aller Roh- und Metadaten – in der eigenen AIQ-Datenbank gespeichert, sodass sie nicht durch externe Zugriffe manipuliert werden können. (Quelle: AnaTox GmbH & Co. KG)

Detlef Wilhelm ist Geschäftsführer der AnaTox GmbH & Co. KG und hat mit der AIQ-Software eine ALCOA-konforme Qualifikationssoftware für chromatographische Systeme entwickelt. (Quelle: AnaTox GmbH & Co. KG)

Ohne verlässliche und lückenlose Forschungsdaten gibt es auch keine Zulassung für beispielsweise neue Medikamente. Daher sind Labore weltweit bei ihrer Dokumentation u.a. dazu verpflichtet, die ALCOA-Richtlinien der amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) für ihre Messsysteme einzuhalten. Kommen im Zuge eines Audits Lücken zum Vorschein, weil z. B. bestimmte Metadaten verschwunden oder manuelle Anpassungen nicht nachvollziehbar sind, kann dies verschärfte Auflagen und im wiederholten Fall sogar die Schließung des Labors zur Folge haben. Um von Anfang an eine hohe Datenintegrität sicherzustellen, bietet die AnaTox eine spezielle Software an, die es dem Labor ermöglicht, alle Wartungs-, Reparatur- und Qualifizierungsdaten verlässlich und manipulationssicher zu sammeln sowie zu dokumentieren. Dabei ist die AIQ-Tool-Software besonders bedienerfreundlich: Die  Qualifizierungen können durch einen erfahrenen Techniker als auch einen geschulten firmeninternen Mitarbeiter durchgeführt werden – die Ergebnisse sind vergleichbar und normgerecht.

In vielen Laboren zählt neben der eigentlichen Forschung auch das Sammeln und Bewerten der dabei generierten Daten zum Alltag: Tabellenkalkulationen werden erstellt, Ergebnisse in Open-Source-Systemen verarbeitet, Daten in einer Drittanbieter-Cloud gespeichert, Systeme aufgerüstet und das nächste Audit mit einer Mischung aus Papier- und elektronischen Aufzeichnungen vorbereitet. Insbesondere im Bereich der Arzneimittelentwicklung und -produktion sorgt ein strenges Regelwerk dafür, dass der komplette Prozess von der Entwicklung bis zur Qualitätskontrolle der fertigen Arzneiform inklusive aller gesammelten Daten und durchgeführten Tests lückenlos nachvollziehbar ist. Während der Audits und Inspektionen muss das Laborpersonal daher auf sämtliche Fragen zur Compliance u.a. hinsichtlich der Qualifikation ihrer Geräte und Systeme vorbereitet sein. Die Aufsichtsbehörde kann dabei aus zwei unterschiedlichen Blickwinkeln Fragen stellen: zum einen hinsichtlich der Datenintegrität und zum anderen in Bezug auf die Einhaltung der Regularien für die Qualifikation.

Dadurch haben sich die Fragen geändert, mit denen sich die regulierten Laboratorien konfrontiert sehen, um die Erfüllung der Anforderungen entsprechend USP nachzuweisen. Die Qualifizierung der Instrumente muss daher auf wissenschaftlichen Prinzipien beruhen und ein erforderliches Maß an messtechnischen Prüfungen beinhalten, die entsprechend der Laboranforderungen richtig dimensioniert sind. Maßgeblich dabei unterstützen kann das AIQ-Tool von AnaTox: Mit dieser Software werden autorisierte Gerätenutzer in die Lage versetzt, Qualifizierungen und Wartungen in sehr kurzer Zeit herstellerunabhängig selbst durchzuführen sowie verschiedene Parameter und Veränderungen an der Hardware manipulationssicher zu dokumentieren. Die Datenintegrität genügt dabei stets hohen Anforderungen und bietet zusätzliche Rechtssicherheit.

Vollelektronische Dokumentation verhindert verwaiste Daten (Orphan  Data*) und deren Manipulation

Die Umsetzung der Qualifizierungen mit einem vollelektronischen Protokoll bietet das geringste Risiko in Bezug auf Probleme mit der Datenintegrität, da manuelle Eingaben und/oder Berechnungen im Idealfall auf ein Minimum reduziert werden. Deshalb führt die AIQ-Software sämtliche Prozesse elektronisch durch, wodurch alle Daten inklusive der Parameter automatisch in einer eigenen Datenbank gespeichert werden. Dies gilt sowohl für Operational Qualifikationen (OQ), Wartungen (PM) und Requalifizierungen nach Reparaturen (RQ) als auch für Performance Qualifikationen (PQ). Somit landen alle Daten zu einem Instrument an einem zentralen Ort und sind inklusive ihrer Audit-Trail Protokolle übersichtlich verfügbar.

Alle Reports des jeweiligen Instruments, welche die Compliance-Aktivitäten betreffen, sind dabei unveränderbar. Auf diese Weise wird einerseits sichergestellt, dass Daten und Reports weder ganz, noch teilweise „verloren“ gehen. Andererseits sinkt dadurch das Risiko, dass ein beabsichtigtes oder unbeabsichtigtes Verändern der erfassten Parameter und Ergebnisse möglich wird. Zu jeder Zeit lässt sich nachvollziehen, welcher Bearbeiter die einzelnen Maßnahmen durchgeführt hat. So bleibt auch der zeitliche Zusammenhang zwischen Messung und Datenauswertung sichergestellt, da z.B. eine nachträgliche Manipulation der Zeitangaben ausgeschlossen ist.

AIQ-Tool berücksichtigt kundenspezifische Anforderungen (URS)

Dennoch bleibt das AIQ-Tool flexibel: Kundenspezifische Anforderungen (URS) an die Qualifizierungen können durch Anpassung von Messparametern der Tests einfach berücksichtigt werden. So ist es beispielsweise für viele Labore nicht sinnvoll, die Flusspräzision einer HPLC-Pumpe bei 5 ml/min zu überprüfen. Stattdessen sollten diese nahe an den vorgesehenen Methoden-Parametern, die während der Design Qualifikation für das Gerät festgelegt wurden, durchgeführt werden. Da solche Anpassungen bei der Arbeit mit dem AIQ-Tool automatisch lückenlos dokumentiert werden, behalten die Ergebnisse trotz der Eingriffe in das Setup seitens der Bediener ihre Authentizität und Validität.

Neben der Dokumentation der Ergebnisse und Abläufe der wissenschaftlichen Messverfahren erlaubt das AIQ-Tool auch ein bedienerfreundliches Wartungsmanagement nach Herstellervorgaben, das zusätzliche Datenintegrität mit sich bringt. Werden Geräte über das Tool registriert, erfolgt eine automatische Dokumentation von dessen Status- und Fehlermeldungen. Dadurch ist es dem Personal ebenso wie den qualifizierenden Prüfern möglich, alle Aktivitäten an der Hardware zu tracken. Dies schließt auch „Veränderungen“ wie z. B. einen Modultausch nach einer Reparatur ein, ohne das System komplett erneut qualifizieren zu müssen. Da ein aufwändiges Zusammentragen und Sichten verschiedener Protokolle entfällt, erleichtert das AIQ-Tool auch die Arbeit der internen Qualitätskontrolle sowie der auditierenden Behörden und Kunden. Die Dokumentation aller Aktivitäten aller Instrumente wird harmonisiert. Dies trägt zu einer deutlichen Reduktion des Aufwandes beim Nachvollziehen, Überprüfen und Freigeben der Geräte bei. Damit sinkt die „Instrument down time“ deutlich und der sicheren und zugleich produktiven Qualitätskontrolle steht nichts mehr im Wege.

* R.D. McDowall, LCGC Europe, October 2022, Volume 35, Issue 9