Bessere Qualifizierung durch optimale Dokumentation

Abb. 1: Ablauf einer Qualifizierung

Dipl.-Ing. (FH) Claudia Pachl, VALTEC GmbH

Qualifizierte Geräte, Anlagen und Umgebungsbedingungen sind von grundlegender Bedeutung im Rahmen der Herstellung von Arzneimitteln und Medizinprodukten. Sie sind Voraussetzung für die Validierung von Prozessen, Verfahren, Methoden und Systemen. Über die Qualifizierung wird der Nachweis geführt, dass die verwendeten Geräte, Anlagen und Komponenten für den beabsichtigten und definierten Einsatzzweck geeignet sind und mit ihnen Produkte erzeugt bzw. Prozesse betrieben werden können, die den festgelegten Spezifikationen entsprechen.

Die grundsätzliche Herangehensweise im Rahmen der Qualifizierung wird dabei in verschiedenen Regularien und Leitfäden beschrieben, von besonderer Bedeutung sei hier der Annex 15 zum EU GMP-Leitfaden genannt. Darüber hinaus gibt es verschiedene Literatur zur Interpretation der Vorgaben und Umsetzungsempfehlungen.

Qualifizierung gliedert sich grundsätzlich in die vier Phasen Designqualifizierung, Installationsqualifizierung, Funktionsqualifizierung und Leistungsqualifizierung (siehe Abb. 1).

Neben der Einhaltung des idealen Ablaufs bedarf es jedoch noch einiger Dinge mehr, um eine Qualifizierung durchführen zu können und im Rahmen von Tests und Prüfungen aussagefähige Ergebnisse zu erhalten, die zusammenfassend bewertet den Status der Anlage wiederspiegeln.

Eine wichtige Voraussetzung ist ein gelebtes Qualitätssystem, das u. a. Vorgaben zum Risikomanagement, zum Dokumentenmanagement, inkl. der entsprechenden Dokumentvorlagen, enthält und den Umgang mit Fehlern und Abweichungen regelt. Im Validierungsmasterplan (VMP) werden die allgemeine Validierungspolitik des Unternehmens beschrieben, die Inhalte und Mindestanforderungen der einzelnen Qualifizierungsphasen umrissen und das Vorgehen im Rahmen der Qualifizierung und Validierung festgelegt. Außerdem enthält der VMP üblicherweise eine Übersicht aller zu qualifizierenden Geräte, Anlagen, Systeme und Umgebungsbedingungen, deren aktuellen Qualifizierungsstatus sowie geplante Aktivitäten und Intervalle für Requalifizierungen bzw. periodische Prüfungen. Gleiches gilt für die zu validierenden Prozesse, die ebenfalls mit dem VMP erfasst und gelenkt werden.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Dokumentation. Der Ansatz, möglichst viel Papier zu erzeugen und damit Behördenvertreter und Inspektoren zu beeindrucken, ist wenig zielführend. Je nach Komplexität des Qualifizierungsprojektes kann die Dokumentation relativ schlank gehalten werden, indem beispielsweise mehrere Qualifizierungsphasen in einem Dokument zusammengefasst und Pläne durch Ausfüllen und Abarbeiten der Tests zu Berichten werden. Dieses Vorgehen reduziert neben der Anzahl an Dokumenten auch die damit verbundenen Unterschriftenumläufe. Die Anwendbarkeit dieses Vorgehens hängt von der Komplexität und geplanten Dauer des Projekts ab und ist bei sehr umfangreichen und aufwändigen Projekten nur teilweise anwendbar.

Qualifizierungsdokumente sollten möglichst einem „roten Faden“ folgen und strukturiert aufgebaut sein. Dies erleichtert die Rückverfolgbarkeit und Zuordnung von Anforderungen zu Tests und Ergebnissen. Es muss klar hervorgehen, warum was wann wie und durch wen geprüft wurde und was das Ergebnis war. Bei der Abarbeitung von Prüfungen und Tests sind die Regeln der Guten Dokumentationspraxis strikt einzuhalten.

Ein risikobasierter Ansatz reduziert den Qualifizierungsumfang auf das wirklich Notwendige. Man sollte Risikoanalyse bzw. –bewertung sinnvoll einsetzen und nur das im Rahmen der Qualifizierung überprüfen, was als kritisch und relevant eingestuft wurde. Zusätzliche Tests quasi „zur Sicherheit“ führen dieses Instrument ad absurdum und sind ein deutlicher Hinweis darauf, dass Prozesse nicht verstanden und nicht kontrolliert sind. Verstandene und definierte Prozesse, kritische Prozessparameter und Qualitätsattribute ermöglichen erst die Ableitung von Anforderungen an eine neu zu beschaffende bzw. zu modifizierende Anlage. Ein fundiertes Wissen über die Anlagentechnik, kritische Anlagenparameter und Funktionen sind wiederum Voraussetzung für die Ableitung von risikobeherrschenden Maßnahmen sowie die Prüfungen im Rahmen der Qualifizierung.

Wird zu Beginn eines Qualifizierungsprojektes ein möglichst intensives und gewissenhaftes Frontloading betrieben, wirkt sich das auf den gesamten Projektverlauf positiv und gewinnbringend aus. Dies bedeutet, dass Basisdokumenten wie Benutzeranforderung, Funktionsspezifikation und Risikoanalyse besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte, da hier die grundlegenden Anforderungen definiert werden, auf denen die gesamte Qualifizierung aufbaut. Je genauer und besser diese Dokumente zu Beginn erarbeitet werden, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Mängeln, die in unklaren Vorgaben und Spezifikationen begründet sind. Je später eine Abweichung vom gewünschten Zustand oder der Spezifikation im Projektverlauf auftritt, umso schwieriger und kostenintensiver ist deren Abstellung. Schlimmstenfalls muss dauerhaft mit einem Kompromiss gelebt werden oder die zu qualifizierende Anlage erweist sich sogar als ungeeignet für den beabsichtigten Einsatz.

Die Einbindung von Tests und Dokumenten von Lieferanten kann den Qualifizierungsaufwand ebenfalls deutlich reduzieren. Prüfungen im Rahmen von Factory Acceptance Test (FAT) und Site Acceptance Test (SAT) können einen Teil der Qualifizierungsprüfungen ersetzen bzw. ergänzen. Abweichungen und Mängel, die während des FAT oder SAT erkannt werden, können meist noch frühzeitig und mit überschaubarem Aufwand korrigiert werden. Wichtig hierbei ist, dass das Vorgehen abgestimmt ist und die dabei erzeugten Dokumente vorab sowie nach der Durchführung vom Auftraggeber geprüft und formal freigegeben werden. Die Beteiligung der internen Qualitätssicherung ist hier unbedingt erforderlich.

Strukturierte, durchdachte Dokumentation trägt somit wesentlich zum guten Gelingen eines Qualifizierungsprojekts bei. Ein etwas höherer Initialaufwand bei der Ausarbeitung der anfallenden Dokumente entlohnt während des gesamten Projektverlaufs und bringt langfristigen Nutzen, z.B. bei der periodischen Prüfung des qualifizierten Zustands sowie der Requalifizierung. Vorhandene Systeme und Werkzeuge sollten sinnvoll eingesetzt werden – Stichwort Qualitätssystem und Risikomanagement. Qualifizierung bedarf selbstverständlich eines gewissen Formalismus, jedoch sollte auch ein entsprechendes Maß an Kreativität bei der Gestaltung von Dokumenten, Qualifizierungsansätzen und Testprocedere an den Tag gelegt werden, um bestmöglichen und langfristigen Nutzen zu erzeugen.